海外ポップアップ店の予約と当日運営を、2日で仕組み化

概要

海外で開く期間限定のラーメン店のために、予約の受付から当日の運営までを一つにつなげました。受付フォームを作るだけでなく、満席の制御、キャンセル、人数変更、確認メール、当日スタッフ用の管理表まで含めて設計し、2日で現場で使える状態にしています。

課題

• 海外開催のため、日本の飲食予約サービスがそのまま使えなかった
• 開催ごとに営業時間と定員が変わり、柔軟な枠管理が必要だった
• 満席の管理を手作業で行うと、受けすぎや確認漏れが起きやすかった
• キャンセルや人数変更がDMでの個別対応になり、運営の負担が大きかった

やったこと

• 30分ごとの時間枠に定員を設定し、フォーム送信のたびに残席を自動で判定
• 予約確定、満席、キャンセル、人数変更のそれぞれで、自動メールを送信
• キャンセルと人数変更を専用フォームで受け付け、利用者が自分で手続きできるように
• 人数を減らす変更はすぐ反映し、増やす変更は残席を判定し直してから反映
• スプレッドシートに、予約確認用の表と当日スタッフ用の運営表を自動で生成
• フォームに残席を表示し、空き状況を見ながら予約できるように

設計のポイント

海外でも使えて、エンジニアでないスタッフでも扱えることを優先し、Googleフォームとスプレッドシートを土台にしました。予約数の制御や変更処理など、ツールだけでは足りない部分だけをGoogle Apps Scriptで補っています。開催ごとに条件が変わっても、設定を変えるだけで運用できる構成です。

成果

• 時間枠ごとの定員管理を自動化し、受けすぎのリスクをなくした
• キャンセルや人数変更の多くを利用者自身で完結でき、個別対応が減った
• 予約、変更履歴、当日の運営情報を一つのスプレッドシートで管理できるようになった
• 開催日を変えながら、4回の営業で運用した